Bojong – Setelah dilantik sebagai Kepala Tata Usaha yang baru, Bapak Ghoziyanto, SM, membawa angin segar bagi tata kelola administrasi MTs Negeri 4 Tegal. Salah satu langkah inovatif yang diusung adalah perbaikan sistem pengelolaan kearsipan di madrasah ini. Kini, sistem kearsipan yang sebelumnya belum terstandar mulai diterapkan menggunakan Numerical Filing System (Sistem Pengarsipan Numerik).
Dalam sambutannya, Bapak Ghoziyanto menjelaskan pentingnya sistem ini untuk menciptakan tata kelola administrasi yang lebih efektif. “Sistem penomoran dalam dunia pengarsipan adalah metode yang digunakan untuk menyusun dokumen berdasarkan nomor sebagai pedoman utama. Metode ini sudah terbukti lebih sistematis dan memudahkan pencarian dokumen saat dibutuhkan,” ungkapnya.
Metode Numerical Filing System dianggap sangat relevan dengan kebutuhan MTs Negeri 4 Tegal. Sistem ini menyusun dokumen berdasarkan urutan nomor yang logis, seperti nomor surat keluar atau masuk, nomor pendaftaran siswa, hingga nomor arsip absensi. Dengan pengelompokan berdasarkan angka, dokumen dapat diakses dengan cepat tanpa perlu mencarinya satu per satu.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kesederhanaannya. Menurut Bapak Ghoziyanto, arsip-arsip dapat dikelompokkan dengan rapi berdasarkan kategori yang jelas, sehingga waktu pencarian dokumen menjadi jauh lebih singkat. Selain itu, sistem ini cocok diterapkan di berbagai institusi karena fleksibilitasnya dalam menampung berbagai jenis dokumen.
Namun, sistem ini juga memiliki tantangan. “Kelemahannya adalah memerlukan disiplin tinggi dalam penomoran dan pencatatan. Jika terjadi kesalahan penomoran, maka proses pencarian dokumen bisa terganggu. Untuk itu, kami telah menyiapkan pelatihan bagi staf Tata Usaha agar memahami teknik penerapan sistem ini dengan benar,” jelas beliau.
Langkah inovatif ini disambut baik oleh seluruh staf Tata Usaha MTs Negeri 4 Tegal. Dengan peralihan ke sistem baru, diharapkan administrasi madrasah tidak hanya menjadi lebih tertib, tetapi juga dapat mendukung pelayanan yang lebih cepat dan akurat, baik kepada siswa, guru, maupun masyarakat.
Penerapan sistem baru ini bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga mencerminkan komitmen madrasah dalam meningkatkan kualitas tata kelola. “Kami ingin MTs Negeri 4 Tegal menjadi contoh bagaimana tata kelola administrasi yang baik bisa mendukung pencapaian visi dan misi madrasah,” tambah Ghoziyanto.
Dengan tekad yang kuat dari seluruh tim, MTs Negeri 4 Tegal optimis bahwa perbaikan tata kelola kearsipan ini akan menjadi pijakan penting untuk mencapai layanan pendidikan yang unggul dan profesional. Bojong pun kini menjadi saksi perubahan positif di lingkungan madrasah ini.
